Das Wartezimmer füllt sich und die Patienten werfen einen ungeduldigen Blick nach dem anderen in Richtung Empfang. Das Praxisteam arbeitet so schnell es kann – und trotzdem scheint nie genug Zeit da zu sein. Kennst du dieses Phänomen?
Wenn dann noch das Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis dazu kommt, höre ich oft die Aussage: „Wir haben einfach keine Zeit, die Aufgaben zu erledigen!“.
Wichtige organisatorische Aufgaben bleiben liegen und auch patientenorientierte Neuerungen werden erst dann eingeführt, wenn die Konkurrenz längst damit wirbt, oder die Behörde mit einer Praxisbegehung droht.
Du brauchst ein effektives Zeitmanagement in der Zahnarztpraxis
Das Zeitmanagement in der Zahnarztpraxis ist in den letzten Jahren immer mehr in den Vordergrund gerückt. Zahnärzte möchten ihren Patienten lange Wartezeiten ersparen und ihr Team durch eine organisierte Herangehensweise entlasten. Tatsächlich kann Dir ein nachhaltiges Qualitätsmanagement und daraus resultierend auch das Zeitmanagement dabei helfen, Deine Praxis so zu strukturieren, dass sie den wachsenden Anforderungen des modernen Alltags gewachsen ist und Deine Patienten gerne wiederkommen. Darüber hinaus reduzierst Du die Arbeitsbelastung Deines Personals, was wiederum die Zufriedenheit im Team erhöht.
Ein effektives Zeitmanagement in der Zahnarztpraxis gelingt allerdings nur mit einem ganzheitlichen Konzept, in dem verschiedene Abläufe ineinandergreifen und sich ergänzen. Sie sollten zudem an die Struktur der Praxis angepasst werden und ihre individuellen Bedürfnisse und Stärken berücksichtigen.
Aber was tun, wenn Du eigentlich schon gute Prozesse auf den Weg gebracht hast und immer noch alle das Gefühl haben, es gibt einfach nicht genug Zeit?
Zeitmanagement heißt Prioritäten zu setzen!
Die Optimierung der Abläufe stellt die Zahnarztpraxis vor eine zeitintensive Aufgabe – eben an dieser Zeit fehlt es allerdings oft. Die Erarbeitung einer Strategie ist daher umso wichtiger.
Die erste Frage die sich mir stellt: Sind die Mitarbeiter viel beschäftigt oder arbeiten alle produktiv?
Du fragst dich jetzt was der Unterschied ist? Viele Menschen sagen sie arbeiten so hart und haben keine Zeit. Aber die Wahrheit ist, niemand arbeitet hoch konzentriert und effektiv 8 Stunden am Tag durch.
Wir haben viele Unterbrechungen im Praxisalltag und sind uns dessen oftmals einfach nicht bewusst.
- Privatgespräche mit der Kollegin
- Die privaten Telefonate mit dem Liebsten
- Das private Nutzen des Handys während der Arbeitszeit
- Die kleine Auszeit auf der Toilette
- Die kleine Kaffeepause oder das rumstehen und warten auf den/die Behandler-in
Aber was ist, wenn die Mitarbeiter nicht ehrlich sind?
Die Grundvoraussetzung ist, dass ihr an das Thema mit Neugier und Spaß ran geht. Viele Mitarbeiter könnten hier schnell das Gefühl bekommen sie werden kontrolliert.
Es ist wichtig klar und offen zu besprechen, warum die Daten gemeinsam gesammelt und ausgewertet werden. Nämlich um alle Aufgaben effektiv zu schaffen, die Zeiten und Aufgaben auf alle Köpfe in der Praxis gerecht zu verteilen und damit den Praxisalltag und die Patientenversorgung zu optimieren.
Dabei ist es wichtig, auch eine Toleranzzeit mit einzuplanen, für die Notdurft eines WC´S oder kleine Trinkpausen.
Ich habe das Experiment selbst durchgeführt und bei einem 9 Stunden Arbeitstag (Pause ist schon abgezogen), 50 Minuten gestoppt, in denen ich nicht für die Praxis etwas getan habe.
Ich habe das Ergebnis mit dem Team geteilt. Dabei hatte ich auf einen Notizzettel geschrieben was ich zu der produktiven Zeit gezählt habe und was zu der Unproduktiven. Wir waren uns alle einig, dass bei einem vollen Arbeitstag eine Stunde Toleranz in Ordnung ist.
Ich habe hier eine Lösung für Euch, wie Ihr erstmal herausfindet, wie produktiv Ihr in der Praxis unterwegs seid und wie Ihr die Daten für eine Verbesserung nutzt.
Was Ihr dafür braucht ist eine Stoppuhr, eine Teambesprechung und einen Notizzettel pro Person.
Kauft euch ein paar Stoppuhren, die Ihr im Internet bereits für 10 € bekommt. Ihr könnt euch auch in Teams aufteilen, um weniger Stoppuhren kaufen zu müssen. Besprecht in einer Teamsitzung den Ablauf und das Ziel.
Ziel:
Das Ziel ist es, dass jede Person in der Praxis einmal die Zeit am Tag sammelt, in der sie wirklich produktiv arbeitet und jeweils die Zeit stoppt, wenn nicht produktiv gearbeitet wird. Ihr bekommt damit wertvolle Daten, wo Zeit verplempert wird und könnt damit dann Ziele besprechen und definieren, die euer gesamtes Zeitmanagement optimieren.
Zweck:
Jedem wird bewusst, wie viel Ablenkung und unproduktive Zeit am Tag zustande kommt.
Ich kenne aber auch viele Mitarbeiter, die bei einem vollen Arbeitstag 4 Stunden vertrödeln. Da wird viel mit der Kollegin gequatscht, Instagram ständig gecheckt, privat im Internet gesurft, in der Küche gemütlich gefrühstückt etc. Das sollte in klaren Regeln gemeinsam besprochen werden, was zu einer produktiven Arbeitszeit gehört und was nicht. Dann können für alle Mitarbeiter die Aufgaben und Zeiten klar in einem Stellenprofil erfasst werden. Die Mitarbeiter sollten dann die Aufgabe erhalten, Ihre Zeiten selbst mittels der Stoppuhr zu kontrollieren und quasi selbständig ihre Zeiten optimieren.
Das sorgt erstens für Eigenverantwortung und für ein Bewusstsein der eigenen Arbeitsweise.
Die Praxisleitung sollte die gemeinsam festgelegten Ziele dann regelmäßig prüfen und besprechen.
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