Ein QM-System aufzubauen ist die Basis, es anschließend zu nutzen, um einen Mehrwert daraus zu ziehen und sich permantent zu Verbessern, ist die Kür und das eigentliche Ziel.
Immer wieder kommt die Frage auf, wie man es schafft, den Ist-Zustand zu erfassen und daraus Schlüsse zu ziehen, die einem zu einer Verbesserung verhelfen.
Heute habe ich mich einer dieser Aufgaben gewidmet.
Ich habe den Stand der Aufgabenliste, der letzten 6 Monate, in der Praxis überprüft.
Warum prüfe ich den Stand der Aufgabenliste in der Zahnarztpraxis regelmäßig?
Das Ziel ist herauszufinden, ob alle Aufgaben die im QM erfasst wurden und an das Personal verteilt sind, auch umgesetzt werden. Denn die wiederkehrenden Aufgaben sind eine wichtige Grundlage für einen routinierten Arbeitsablauf. Zudem sorgt die dokumentierte Bearbeitung der Aufgaben für einen Nachweis, dass alle wichtigen Punkte in der Praxis erledigt wurden.
Achtung! Natürlich ist darauf zu achten, dass die Aufgaben nicht einfach abgehakt werden, sondern erledigt sind. ;-)
Was beachte ich bei der Prüfung der QM-Aufgaben in der Zahnarztpraxis?
Wir haben die Aufgaben in der Praxis digital in einer Software erfasst. Ich filtere alle Aufgaben im Zeitraum der letzten 6 Monate. Anschließend gehe ich die einzelnen Aufgaben durch und schaue, wo die Bearbeitung fehlt. Ich führe dazu eine Strichlisten pro Aufgabenart.
Wichtige Parameter, auf die ich dabei achte:
Sticht eine Aufgabe besonders heraus bei der Kontrolle?
- Sticht ein Tag besonders heraus bei der Kontrolle?
- Sticht ein Zeitraum besonders heraus bei der Kontrolle?
- Sticht eine verantwortliche Persone besonder heraus?
Was fange ich nun mit den gesammelten Daten an?
Sehe ich Fehler in der Umsetzung, nehme ich diese im Fehlermanagement auf und bespreche die Defizite in der nächsten Teamsitzung.
Durch das Beachten der Parameter können wir klar sehen, was hinter den Defiziten steckt und dort Verbeserungsmaßnahmen planen.
Durch die Verknüpfung der Fehlerliste im Teamsitzungprotokoll, habe ich auch gleich einen Nachweis, dass die Fehler besprochen wurden.
Beispiel für die Auswertung von QM-Aufgaben in der Zahnarztpraxis
Fall:
Es filtert sich der Freitag heraus, an dem die Aufgabenliste immer wieder vergessen wird.
Maßnahmen:
Besprechung mit dem Team, welches an dem Tag arbeitet und klären was das Problem für die mangelnde Umsetzung der Aufgaben ist.
Anschließend Gegenmaßnahmen planen, wie z.B. Wissenslücken schließen oder Zeitrahmen verbessern.
Fazit:
Ein gutes QM-System und eine permanente Verbesserung von Abläufen lebt von der Kontrolle. Zudem wird die Nachweispflicht zur Verbesserung und regelmäßigen Selbstkontrolle damit erfüllt.
Gute Hilfsmittel für die Kontrolle sind Auditbögen mit Fragen zum eigenen QM-System, anhand derer ihr regelmäßig euer QM-System kontrollieren könnt, sowie Filtermöglichkeiten in einer guten Software, mit der ihr auf Knopfdruck wichtige Daten bekommt. Das können sein, Häufigkeit von Reparaturen an Geräten, Krankheitstage der Mitarbeiter pro Jahr, kurzfristige Terminabsagen von Patienten oder Fehler pro Quartal etc.
Wenn ihr das eine Weile analysiert und daran arbeitet, werdet ihr sehr schnell merken, wie euch das und eure Praxis nach vorne bringt. Und dann folgt die Motivation und der Spaß ganz von alleine!
Ich wünsche ein gutes Gelingen!
Eure Frauke Heck
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