Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis - Wie gehe ich das eigentlich an?

Wie die Meisten von euch, stand auch ich vor Jahren vor dem gleichen Problem. QM ist Pflicht und die PraxisinhaberInnen möchten gerne ein Teammitglied damit beauftragen. Ich liebe Herausforderungen und scheinbar unübersichtlichen Papierkram unter Kontrolle zu bekommen, war auch schon immer mein Ding. Aber die große Frage die mit meinem neuen Aufgabengebiet einherging war...

Wie um alles in der Welt fange ich überhaupt an und was sind die einzelnen Schritte?

Dieses Monstrum an Aufgabe, kann in diesem Moment schon recht einschüchternd wirken.

Das Einzige was Hilft, einen Plan erstellen! Denn gut geplant ist halb gewonnen….

Was wie eine typische Floskel klingt, kann einem in dieser Situation eine Menge Unsicherheit, Sackgassen und Zeit einsparen.

Dieser Zyklus ist eine Hilfestellung, um strukturiert an ein Projekt wie dieses heranzugehen.

1. Plan

Zuerst ist es wichtig, sich einen Überblick über das Thema und die damit verbundenen Pflichten zu verschaffen. Ich habe damals angefangen, mir die QM-Richtlinie und das Vorlagenhandbuch der Landeszahnärztekammer durchzuschauen. Somit konnte ich mir einen Überblick über die Anforderungen verschaffen und einen Plan aufstellen, wie ich das in der eigenen Praxis umsetzen möchte. Parallel habe ich mir eine Fortbildung gesucht, in der ich die Grundlagen für die Umsetzung von QM in der Zahnarztpraxis lernte. Es gibt mittlerweile eine Menge Anbieter. Ich habe mich für eine intensive Ausbildung zur QMB für mehrere Monate, bei der Firma Spitta Dent.com entschieden.

Des weiteren sollte man folgende Punkte gemeinsam mit der ganzen Praxis in die Planung mit einbeziehen:

·Zeit pro Woche für die Umsetzung: Wer hat wann wie viel Zeit für die Umsetzung der Aufgabe?

·Aufgaben und Personaleinteilung : Wer ist für welche Aufgaben geeignet und wann sollten die Aufgaben spätestens erledigt sein?

·Regelmäßige Teamsitzungen: Die Umsetzung der einzelnen Schritte müssen regelmäßig im gesamten Team besprochen werden.

·Interne Schulungen: Wann und wer führt die einzelnen Prozesse in der Praxis ein?

2. Do

Sind alle Planungen abgeschlossen und genau aufgeschrieben, kann es an die Umsetzung gehen. Um den Überblick zu behalten, hilft mir persönlich eine Art einfacher Projektplan, anhand dessen ich genau sehen kann, bis wann welche Aufgabe erledigt sein muss und wer damit beauftragt wurde. Ich weiß, Projektmanagement klingt für die Meisten in der Zahnmedizin eher wie ein Fremdwort. Hört man das doch eher aus den Bereichen der freien Wirtschaft, ist es in vereinfachter Form jedoch auch bei der Einführung von QM in der Praxis von großer Bedeutung. Es reicht schon eine Tabelle, egal ob handschriftlich oder im PC erstellt, um für Alle einen Überblick darzustellen.

Hier ein Beispiel für eine Einteilung:

3. Check

Wurden alle Aufgaben umgesetzt und das QM-System mittels internen Schulungen eingeführt, geht es an die Prüfungsphase. Wie in allen Bereichen müssen Prozesse nach Ihrer Einführung erstmal auf Herz und Nieren geprüft werden. Es kann im Voraus nicht immer gesagt werden, ob ein festgelegter Ablauf auch im Alltag gut funktioniert. Und das ist sehr wichtig, um die ganze Arbeit nicht im Schrank verstauben zu lassen. Denn immerhin möchte man ja nicht nur für den Gesetzgeber das Ganze umsetzen, sondern auch für die eigene Optimierung der Praxisabläufe.

Dabei sind folgende Dinge zu planen und zu beachten:

·Zeitrahmen der Testphase: Ich würde eine erste Zwischenprüfung nach 3 Monaten ansetzen, in der alle wichtigen Bereiche auf ihre korrekte Umsetzung geprüft werden.

·Regelmäßige Teamsitzungen: in den Sitzungen sollten auch alle QM Themen durchgesprochen werden, um das ganze Team motiviert und auf dem neusten Stand zu halten. So wird QM als Standard im Alltag dauerhaft integriert.

·Regelmäßige Audits: In regelmäßigen Abständen sollten Audits für das gesamte QM-System stattfinden. Optimaler Weise geschieht dies durch eine neutrale Person. Somit wird dem Thema Betriebsblindheit vorgebeugt und die Chance auf Verbesserung der Abläufe ist am höchsten. Ich empfehle eine solche Prüfung alle 12 Monate.

4. ACT

Sind alle Phasen abgeschlossen und die festgelegten Prozesse auf Ihre Tauglichkeit geprüft, steht einer Umsetzung im Alltag nichts im Wege. Jeder kennt nun die einzelnen Aufgaben, Personaleinteilungen, Zeitrahmen und Prozessanweisungen und kann anhand dessen optimal agieren. Der Zyklus beginnt allerdings immer wieder von vorne. Spätestens wenn es wieder Änderungen in der Gesetzgebung oder Vorkommnisse bei den regelmäßigen Prüfungen auftreten. Denn dann sind wir wieder verpflichtet, die Planung für die Änderungen einzuleiten (Plan), die Änderung einzupflegen (DO), zu prüfen (Check) und zu leben (Act).

Fazit: Gut geplant ist halb gewonnen!

Wer sich erstmal einen Überblick verschafft, sich gemeinsam einen Plan macht und strukturiert an die Sache ran geht, wird erfolgreich ein eigenes QM-System in der Praxis aufbauen können.

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